Wenn wir einen neuen und starken Polsterreiniger nutzen wollen, testen wir dessen Wirkung auf den Stoff erstmal an einer unauffälligen Stelle, damit sicher ist, dass das neue Mittelchen auch funktioniert, ohne die Polster auszubleichen oder zu zerstören. Ähnlich geht die Stadt Plettenberg aktuell „auf Nummer sicher“. In einem Pilotprojekt wurde vor Kurzem getestet, wie gut die Digitalisierung alter Bestandsakten per Scanverfahren funktioniert. Denn die Zukunft ist digital und ein Zugriff auf alte Akten erfordert derzeit oft Gänge in die Aktenkammern, Suchen durch die Regale oder Touren ins Stadtarchiv – alles sehr zeitaufwendig.
Um also die Abläufe in dieser Hinsicht zu optimieren, aber auch Platz im Rathaus zu schaffen, hat sich die Verwaltungsleitung zu diesem Pilotprojekt entschlossen. Dafür wurden zuerst die Straßenakten aus dem Tiefbau ausgewählt, die außerhalb der Gewährleistungsfristen liegen und allenfalls für die Beitragsabrechnung herangezogen werden.
Doch von vorn: Der Auftrag wurde beschränkt ausgeschrieben, den Zuschlag erhielt die Firma Novodoc aus Erkelenz. Im System „scan on demand“ wurden die Akten auf einen Rutsch abgeholt und entweder Stück für Stück oder im Bedarfsfall auf Anforderung eingescannt. Insgesamt wurden im ersten Anlauf 236 Kartons und zwei Behälter mit Zeichnungen in vier Chargen ins Rheinland gebracht, das macht insgesamt 1.704 Ordner, vereinzelte Mappen und etliche lose Zeichnungen. Dieser Rutsch ist nun schon fast komplett bearbeitet worden.
Die Bandbreite geht bei den Akten und Zeichnungen von jüngeren DIN-A4-Standardblättern, die auf Hochleistungsscannern in großer Stückzahl digitalisiert werden, bis hin zu alten „Schätzen“ in Sütterlinschrift, die teilweise schon recht rissig sind. Daher werden diese empfindlichen Stücke, teils aus den 1930er Jahren, mit großer Vorsicht auf speziellen Flachbettscannern weiterbearbeitet. Alle Scanprozesse verlaufen nach der Technischen Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN)“. Dies bedeutet, dass die Akten so eingescannt werden, dass sie revisionssicher sind, also die gleiche Gültigkeit haben, wie die Dokumentenvorlage. Zudem bedeutet das „ersetzende Scannen“ eben, dass die bearbeiteten Akten im Nachgang unter Umständen vernichtet werden können.
So wird es in Masse auch bei der Stadt Plettenberg sein. Die digitalisierten Akten werden laufend in das städtische Dokumentenmanagementsystem eingepflegt, die Papierakten solange beim Dienstleister eingelagert bis sie nach Sichtung durch das Stadtarchiv im besten Fall vernichtet oder im Original zurückgesandt werden.
Die Ergebnisse dieses Pilotprojekts können sich im wahrsten Sinn „sehen lassen“ und mittlerweile ist daraus ein laufender Prozess entstanden. Großformatige Pläne, Akten zu Kanälen und Brückenbauwerken und andere Dokumente werden nun gescannt und der Prozess damit verstetigt.
Die Digitalisierung bei der Stadtverwaltung Plettenberg schreitet voran. Neben dem Serviceportal, den Online–Terminvergaben, dem Mängelmelder, zuletzt der Einführung des Anmeldeportals kitaVM für Kita-Plätze oder der Bürger-App für ratspolitische Infos. Das liegt auch an einer verwaltungsinternen Arbeitsgruppe, den sogenannten „Digital-Lotsen“. Sie arbeiten abteilungsübergreifend daran, die Digitalisierung der Stadtverwaltung Plettenberg voranzutreiben und das Personal auf diesen Weg mitzunehmen, indem sie auch beratend zur Seite stehen.
