Digitales Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ein Begriff, der in den vergangenen Monaten eher für Schrecken als für Freudentänze in der Gemeindeverwaltung sorgte sorgte. Wie? Wer? Wann? Was? Welche Zugriffsberechtigungen? Aktenplan? Fragen über Fragen. „Wenn es einfach wäre, hätten es ja schon alle“, sagt Kämmerin Gabriele Balzukat lachend. Gemeinsam mit DMS-Projektleiterin Claudia Meulenberg und Mitarbeiterin Romina Nitschke ist sie für die Digitalisierung der Verwaltung verantwortlich. „Es läuft eigentlich ganz gut. Wir sind schon weiter als manch andere Kommune. Aber ob wir immer wissen, was wir tun? Ich weiß nicht“, scherzt die Kämmerin und spielt damit auf die großen Herausforderungen im Digitalisierungsprozess an.
„Wir wissen natürlich, was wir wollen und auch grob, wie es später aussehen soll. Doch manche Hürden sieht man erst, wenn man den Weg geht“, sagt Balzukat. Ein besonderes Problem sei die ungewöhnliche Verwaltungsstruktur mit sehr flachen Hierarchien. Die IT-Unternehmen sind natürlich auf Verwaltungen spezialisiert, aber Nachrodt-Wiblingwerde ticke einfach ein bisschen anders. Denn in der Gemeinde ist nicht immer genau klar, wer sich um was kümmert. „Die Fachbereiche sind so klein, dass im Prinzip jeder alles machen muss. Gerade in Krankheitsphasen. Hier ist es ja sogar so, dass in Krankheitsphasen die Bürgermeisterin selbst den Posteingang macht. Das wäre anderswo unvorstellbar“, erklärt Balzukat. Insofern sei es sehr schwer festzulegen, wer welche Zugriffe bekomme und wer beispielsweise auch Dinge löschen kann.
Einige Dinge laufen schon gut. Beispielsweise sind inzwischen die Personalakten digitalisiert. Und auch der Posteingang wird inzwischen gescannt und komplett elektronisch erfasst. „Das macht schon vieles leichter. Man muss nicht mehr von Büro zu Büro gehen und sich die Sachen zusammensuchen und mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig Einsicht haben“, sagt die Kämmerin. Das erleichtere vor allem die Arbeit aus dem Homeoffice. „Während Corona mussten wir alle ständig ins Amtshaus, Akten holen, Akten wegbringen, Akten tauschen. Das war schon umständlich. Das soll sich nun komplett ändern. Das Ziel ist natürlich, dass alles digitalisiert ist“, erklärt Claudia Meulenberg.
Romina Nitschke ist diejenige, die derzeit damit beauftragt ist, alle Akten nach und nach zu scannen. Wie viele Stunden sie damit schon verbracht hat, weiß sie nicht. Aber es sind viele: „Ich mache ja natürlich nicht nur das. Halt immer so wie es passt. Aber es sind schon unzählige Dokumente, jede Menge Schränke sind voll damit.“ Und nicht alle können einfach in den Scanner gesteckt werden. Denn die ganz alten Dinge sind kaum noch zu lesen und müssen zur Digitalisierung erst aufgearbeitet werden.
Im Gegensatz zu anderen Kommunen, versuchen die Nachrodt-Wiblingwerder nicht direkt alle Akten einzuscannen, sondern gehen nach Themengebieten und Fachbereichen vor. „Es macht für uns einfach mehr Sinn und gibt auch Sicherheit. Wir haben mit Dingen angefangen, die erst einmal einfacher erschienen. Testen wie es funktioniert und machen dann weiter“, erklärt die Kämmerin. Stück für Stück funktioniert nun mehr auf dem digitalen Weg. Allerdings sei jetzt schon klar, dass die Digitalisierung nicht nur Vorteile habe. Der Prozess sei sehr komplex. Alle Mitarbeiter müssen Zeit investieren und sich einarbeiten. Außerdem fehle bei manchen sensiblen Dingen die nachweisbare Kontrolle durch ein Vier-Augen-System.
